En el mundo digitalizado de hoy, es imposible para un negocio avanzar y mucho menos triunfar en el mercado si no utiliza un software especializado que le ayude a gestionar todas sus tareas. Por suerte, hay muchas opciones de programas para atender los distintos procesos y sectores de una empresa; conoce las aplicaciones más importantes y cómo funcionan.
Todo negocio cuenta con distintas áreas operativas y administrativas que se encargan de realizar las correspondientes tareas y acciones que la mantienen funcionando y andando. Antes estos procesos se realizaban de manera rudimentaria y hasta manual, por cuanto la tecnología no proveía las herramientas que actualmente aporta al mundo de la gestión empresarial.
Hoy todo es muy distinto, los avances tecnológicos han llegado al sector industrial y empresarial, con recursos que contribuyen en gran medida al éxito de los negocios.
¿Qué son las ERP?
Una de las herramientas que ha sido determinante en la evolución de las empresas son los programas informáticos de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning), que ofrecen diversas soluciones para la gestión administrativa y operativa de los negocios.
Los programas de gestión de empresas integran y manejan muchos de los procesos necesarios para el funcionamiento de una organización o compañía. Son soluciones informáticas que automatizan las distintas tareas relacionadas con la gestión empresarial. Entre sus características principales destacan las siguientes:
- Integran distintas áreas de una empresa como contabilidad, finanzas, inventarios, logística, recursos humanos, etcétera.
- Permiten la automatización y gestión de todos los procesos empresariales principales.
- Facilitan acceso directo a datos e información de forma centralizada y en tiempo real.
- Están integrados por módulos interconectados entre sí, son un completo sistema de gestión.
- Usan una base de datos centralizada en la que se almacena toda la información.
- Agilizan un flujo de información fácil entre los diferentes departamentos de la empresa.
- Ayudan a generar reportes y análisis de la información en tiempo real, que mejoran la toma de decisiones.
- Dan una visión más global y actualizada sobre el desarrollo de los procesos empresariales.
- Optimizan los procesos
- Disminuyen los costes.
- Mejoran la planificación.
Funcionalidades de los ERP
Los programas de gestión empresarial ERP abordan distintas actividades y áreas de la administración y manejo de un negocio, entre las que vale la pena mencionar:
- Gestión de inventarios: el control de los almacenes, la entrada y salida de mercancías, la supervisión de los stocks y la valoración de existencias, son tareas que con programas de gestión de almacén eficaz se pueden ejecutar de manera bastante eficaz.
La cadena de suministros se hace más eficiente y fluida gracias a las aplicaciones ERP que se destinan para el control de esta área. Todo se digitaliza desde la gestión de compra y logística, hasta el almacenamiento, transporte y reparto a los clientes, con una buena herramienta informática que se encargue de procesar la correspondiente información.
- Contabilidad y finanzas: en esta área los programas informáticos ERP son fundamentales para ejecutar procesos de facturación, reporting financiero, cuentas por pagar y cobrar, pago de impuestos y cuentas anuales, de forma más rápida y eficiente.
- Compras e inventarios: con una buena aplicación, las peticiones de compra, comunicación con proveedores, órdenes, organización de inventarios y todo lo relacionados con la entrada de mercancías, se facilita enormemente, tanto que se puede tener información en tiempo real de la existencia de determinado producto cada vez que se requiera.
- Gestión de proyectos: planificación, presupuestos, asignación de tareas, seguimiento y alcance de hitos, son algunas de las tareas que se registran de inmediato y más eficientemente cuando se cuenta con el programa informático adecuado.
- Gestión del talento humano: la administración de las nóminas, control de turnos, bajas, vacaciones, comunicación con los trabajadores, asignación de tareas y formación, entre otras actividades relacionadas con el Recurso Humano (RRHH) de una empresa, se pueden desarrollar fácil y efectivamente con este tipo de software especializados.
Por ejemplo, el control horario de empleados es un área bastante delicada, por lo susceptible que puede ser a los errores y las graves incidencias que pueden ocasionar cuando se cometen, tanto para empleados como para las empresas.
Además, llevar un control horario efectivo es obligatorio, por lo que debe administrarse de la mejor manera posible, y que mejor que hacerlo de forma automatizada y precisa con las correspondientes herramientas ERP que se encargan de esa función.
- Ventas y distribución: hablar de gestión de pedidos, expedición y facturación a clientes es imposible hoy en día sin pensar en las grandes ventajas que aportan las ERP a esta área, con software altamente tecnificados que agilizan los procesos y facilitan el trabajo enormemente.
- Fabricación y producción: también hay recursos informáticos que se encargan de la planificación, órdenes de trabajo, hojas de ruta, control de calidad y demás tareas operativas propias de una empresa.
- Reporting y análisis de negocio: el manejo analítico del desarrollo de un negocio, con sus correspondientes cuadros de mando, informes e indicadores, en tiempo real, ayuda a tener una información precisa al momento de tomar decisiones.
- Integración empresarial: los ERP se pueden interconectar entre sí o con otras extensiones, como entre distintos departamentos de una ecommerces o con los puntos de pago POS, para mejorar el trabajo administrativo y operativo de los negocios.
- Opciones de cloud, movilidad y configuraciones modulares: tener la posibilidad de acceder desde donde sea al sistema ERP del negocio, o de llevarlo a donde sea o de configurarlo según las necesidades particulares del negocio es una gran ventaja que se puede lograr con estos avanzados sistemas de gestión empresarial.
En resumen, los ERP brindan la oportunidad de automatizar todos los procesos empresariales, desde el cálculo y emisión de las nóminas de trabajadores, hasta la facturación y control de inventarios en el almacén. Cosas que anteriormente tardaban días y hasta semanas en cumplirse, ahora con los potentes programas informáticos se controlan al instante.
Es realmente un avance sensacional que ha contribuido al crecimiento de los negocios y al mejoramiento de sus operaciones y de servicios, lo cual no solo los afecta positivamente al aumentar sus rendimientos y ventas, sino que también mejora la atención a los clientes, quienes al final se sienten más satisfechos y contentos.